Quản trị văn phòng tích hợp trên các bộ phận hành chính, hợp đồng, nhân sự và tài chính
Những gì bạn ủy quyền cho Bizcom
Một dịch vụ quản trị văn phòng trọn gói cho bạn
- Chuyên nghiệp
- Chính trực
- Vì khách hàng
- Hiệu quả
Danh mục dịch vụ – Bizcom làm gì cho bạn
Hành chính & quản lý hồ sơ (Nhóm A)
A1 – Quản lý & lưu trữ hồ sơ
Tổ chức và lưu trữ tài liệu gốc, phân loại theo loại, thời kỳ hoặc thực thể. Không bao gồm: rà soát nội dung pháp lý.
A2 – Soạn công văn/ thông báo theo mẫu
Soạn thảo thư từ/thông báo chính thức, tuân thủ nghiêm ngặt các mẫu và tiêu chuẩn định dạng đã được phê duyệt trước. Không bao gồm: soạn thảo văn bản pháp lý và ý kiến chuyên môn.
A3 – Cung cấp hồ sơ cho bộ phận khác
Cung cấp hồ sơ thuộc phạm vi quản lý cho các bộ phận có liên quan. Không bao gồm: đại diện pháp lý trong các cuộc thảo luận.
Theo dõi hợp đồng và nhắc thanh toán (Nhóm C)
C1 – Tìm nguồn mẫu hợp đồng
Tra cứu và cung cấp mẫu tham khảo từ nguồn công cộng. Không bao gồm: Không bao gồm: soạn/sửa pháp lý các điều khoản.
C2 – Theo dõi và nhắc nhở hợp đồng
Ghi nhận thời hạn, theo dõi hạn và nhắc gia hạn/chấm dứt. Không bao gồm: đàm phán, pháp lý.
C3 – Quản lý việc Ký phát hành & lưu trữ hợp đồng
Quản lý số hợp đồng, nhật ký phát hành, lưu bản ký.
Quản trị nhân sự (Nhóm H)
H1 – Thu thập & tổng hợp chấm công
Trích xuất dữ liệu từ hệ thống chấm công. Chuẩn hóa bảng chấm công. Không bao gồm: quyết định chính sách tính lương liên quan đến chấm công
H2 – Theo dõi nghỉ phép
Ghi nhận đơn nghỉ đã duyệt, theo dõi tồn phép theo luật & quy định DN. Không bao gồm: ra quyết định duyệt phép
H3 – Quản lý OT (Overtime) theo quy trình
Thu thập dữ liệu OT từ quy trình làm việc nội bộ và chuẩn bị báo cáo OT cho nhóm tính lương. Không bao gồm: quản lý thời gian OT, xét duyệt OT, trả lương OT
H4/H5 – Nhắc hạn HĐLĐ & thử việc. Onboarding/Offboarding
Theo dõi ngày hết hạn, hỗ trợ biểu mẫu. Thủ tục hành chính cho Onboarding/Offboarding
Chuẩn bị dữ liệu tài chính (Nhóm F)
F1 – Nhập dữ liệu hóa đơn điện tử
Nhập liệu vào phần mềm lập hóa đơn điện tử để người có trách nhiệm và thẩm quyền duyệt.
F2 – Nhập dữ liệu ngân hàng trực tuyến
Nhập liệu vào hệ thống giao dịch ngân hàng online để người có trách nhiệm và thẩm quyền duyệt
Dịch vụ bổ sung tùy chọn
Dịch vụ linh hoạt theo yêu cầu
Mô hình tương tác linh hoạt
Bizcom điều chỉnh dịch vụ quản trị văn phòng phù hợp với mô hình hoạt động của bạn – từ các công ty khởi nghiệp tinh gọn cần nền tảng cơ bản đến các tổ chức trưởng thành hơn cần hỗ trợ có cấu trúc cho nhiều thực thể.
Gói hoạt động văn phòng hàng tháng
Để được hỗ trợ liên tục về hành chính, hợp đồng, nhân sự và tài chính.
- Phạm vi cố định và tần suất đã thỏa thuận hàng tháng
- Điểm liên lạc duy nhất và báo cáo thống nhất
- Phù hợp nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ và FDI có khối lượng giao dịch thường xuyên
Hỗ trợ theo yêu cầu
Dành cho nhu cầu đặc biệt hoặc theo dự án ở những lĩnh vực cụ thể.
- Được sử dụng cho khối lượng công việc cao điểm hoặc các dự án đặc biệt
- Có thể tập trung vào một lĩnh vực (ví dụ: dọn dẹp hợp đồng hoặc số hóa)
- Báo giá minh bạch, dựa trên hoạt động
Cách chúng tôi làm việc với nhóm của bạn
1
Tìm hiểu và đối chiếu
Chúng tôi tìm hiểu và đối chiếu quy trình làm việc, hệ thống và yêu cầu quản trị hiện tại của bạn trên toàn bộ mảng hành chính, hợp đồng, nhân sự và tài chính.
2
Bản thiết kế và đề xuất dịch vụ
Chúng tôi xác định nhiệm vụ nào sẽ chuyển đến Bizcom, nhiệm vụ nào sẽ được giữ lại nội bộ và thông tin sẽ được truyền đi như thế nào.
3
Thực hành và chuyển đổi
Chúng tôi thiết lập các mẫu, thư mục, công cụ theo dõi và quy trình giao tiếp để ổn định hoạt động.
4
Thực hiện ổn định
Bizcom thực hiện các nhiệm vụ định kỳ, trong khi bạn nhận được các cập nhật trạng thái rõ ràng và cảnh báo nếu có.
Tại sao các tổ chức chọn Bizcom làm đối tác quản trị của họ
Đội ngũ tích hợp duy nhất
Một nhà cung cấp cho bốn chức năng – ít giao diện hơn, trách nhiệm rõ ràng hơn và phối hợp liên chức năng tốt hơn.
Thực hiện có tính tuân thủ
Được hỗ trợ bởi Expertis – Với chuyên môn về pháp lý, kế toán và thuế từ năm 2003, công việc của chúng tôi tôn trọng bối cảnh tuân thủ mà bạn đang hoạt động.
Được thiết kế cho SMEs & FDI
Được xây dựng dựa trên thực tế của các doanh nghiệp vừa và nhỏ phát triển nhanh chóng và các công ty có vốn đầu tư nước ngoài đang hoạt động tại Việt Nam.
Những câu hỏi thường gặp
“Quản trị văn phòng” thực chất bao gồm những gì?
Dịch vụ văn phòng của Bizcom bao gồm bốn lĩnh vực chức năng có liên kết với nhau:
Quản lý và lưu trữ: Lưu trữ tài liệu, thư từ theo mẫu, nộp hồ sơ cho chính phủ.
Hợp đồng & thanh toán: Quản lý mẫu, theo dõi thời hạn, nhắc nhở, nhật ký phát hành.
Quản lý nhân sự: Chấm công, theo dõi nghỉ phép, quản chế và hồ sơ tuyển dụng/nghỉ việc.
Hỗ trợ tài chính: Nhập dữ liệu cho hóa đơn điện tử, chuẩn bị ngân hàng trực tuyến, quỹ chi tiêu lặt vặt và sổ tạm ứng.
Các tiện ích bổ sung tùy chọn bao gồm số hóa tài liệu, dịch thuật và làm sạch dữ liệu.
Điều này khác gì so với việc thuê một đội ngũ quản lý nội bộ?
Với Bizcom, bạn sẽ có được một bộ phận back-office chuyên biệt mà không cần tăng nhân sự.
Chúng tôi làm việc thông qua các quy trình có cấu trúc, công cụ số và các mẫu biểu tuân thủ được phát triển riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) và doanh nghiệp FDI.
Điều này đảm bảo tính liên tục, tài liệu chuyên nghiệp và hiệu quả chi phí ngay cả khi đội ngũ nội bộ của bạn thay đổi hoặc phát triển.
Có thể tùy chỉnh những chức năng mà Bizcom xử lý không?
Chắc chắn rồi. Mọi tương tác đều bắt đầu bằng một buổi lập bản đồ để xác định:
Nhiệm vụ nào vẫn được thực hiện nội bộ và nhiệm vụ nào được thuê ngoài.
Những hệ thống và mẫu nào sẽ được sử dụng.
Cách quản lý luồng phê duyệt và báo cáo.
Phạm vi của bạn có thể chỉ bao gồm một lĩnh vực (ví dụ: quản trị nhân sự) hoặc toàn bộ bộ phận hành chính.
Bizcom đảm bảo tính bảo mật dữ liệu như thế nào?
Toàn bộ nhân viên Bizcom đều tuân thủ các quy trình bảo mật và xử lý dữ liệu phù hợp với quy định về quyền riêng tư của Việt Nam và các tiêu chuẩn quốc tế.
Tài liệu và tệp tin được lưu trữ trong môi trường an toàn, có kiểm soát truy cập, và tất cả các kênh kỹ thuật số đều chỉ dành cho đại diện được ủy quyền của công ty.
Thời gian thực hiện thông thường là bao lâu?
Có hai chế độ:
Gói hàng tháng: Hỗ trợ liên tục cho công việc định kỳ.
Theo yêu cầu: Nhiệm vụ ngắn hạn hoặc theo dự án.
Hầu hết khách hàng bắt đầu với phạm vi công việc hàng tháng (tối thiểu 3 tháng) để ổn định quy trình làm việc, sau đó mở rộng hoặc thu hẹp quy mô khi cần thiết.
Bizcom có thể tích hợp với các công cụ và hệ thống hiện có của chúng tôi không?
Có. Chúng tôi thích ứng với môi trường của bạn — dù bạn sử dụng trình theo dõi Excel, nền tảng nhân sự hay hệ thống hóa đơn điện tử.
Phương pháp của chúng tôi tập trung vào khả năng tương thích và chuẩn hóa , giúp bạn giữ nguyên phần mềm hiện có đồng thời nhận được hỗ trợ thực thi có cấu trúc.
Bizcom có cung cấp tư vấn pháp lý hoặc kế toán như một phần của dịch vụ này không?
Không. Bizcom chỉ thực hiện các nhiệm vụ hành chính và vận hành .
Tuy nhiên, với hệ sinh thái Expertis , bạn có thể kết nối liền mạch với các cố vấn pháp lý, kế toán, bảng lương hoặc thuế bất cứ khi nào cần tư vấn chiến lược.
Giá cả được xác định như thế nào?
Giá cả phụ thuộc vào:
Phạm vi và số lượng các lĩnh vực chức năng (Hành chính, Hợp đồng, Nhân sự, Tài chính).
Tần suất và khối lượng tài liệu.
Các dịch vụ bổ sung (dịch thuật, số hóa, v.v.).
Mọi báo giá đều minh bạch và được thống nhất trước khi bắt đầu thực hiện.
Đơn giản hóa việc quản lý doanh nghiệp của bạn tại Việt Nam ngay hôm nay
Chia sẻ những thách thức hiện tại của bạn trong quản trị, hợp đồng, nhân sự hoặc thực hiện tài chính. Bizcom sẽ giúp bạn xây dựng một dịch vụ vận hành văn phòng phù hợp với quy mô, ngành nghề và yêu cầu quản trị của bạn.