Khi mở công ty tại Việt Nam, một trong những yếu tố quan trọng mà các nhà kinh doanh và chủ doanh nghiệp nước ngoài cần nắm rõ là đăng ký địa chỉ trụ sở của công ty. Sau đây là việc hiểu đúng về địa chỉ trụ sở của công ty và giải pháp về địa chỉ trụ sở của công ty tại Việt Nam
Quy định về địa chỉ trụ sở công ty tại Việt Nam
Hiện nay, Điều 42 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định: “Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.
Quy định hiện nay về trụ sở của doanh nghiệp đã tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp tham gia vào thị trường, đáp ứng tốt theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp trong thời đại internet. Ví dụ: Khi bắt đầu khởi sự, doanh nghiệp có thể thuê, sử dụng văn phòng tích hợp để làm địa chỉ trụ sở chính – địa chỉ liên lạc, không phải đầu tư chi phí ban đầu quá lớn.
Những địa chỉ được phép đăng ký:
- Có thể đặt tại nhà riêng, miễn là hợp pháp, đáp ứng điều kiện phòng cháy chữa cháy (PCCC), an ninh trật tự (nếu ngành nghề có điều kiện), và không vi phạm quy hoạch xây dựng địa phương.
- Tại tòa nhà thương mại, văn phòng, hoặc tòa nhà hỗn hợp (vừa ở vừa kinh doanh, nếu được phép).
- Tại nhà mặt đất có giấy tờ pháp lý đầy đủ.
- Có thể trùng với địa chỉ nhà riêng của giám đốc hoặc người đại diện pháp luật.
- Một địa chỉ có thể đăng ký cho nhiều công ty, miễn là có đủ không gian riêng biệt, chủ sở hữu đồng ý, mỗi công ty có biển hiệu riêng.
Những địa chỉ không được phép đăng ký:
- Không được đặt tại chung cư hoặc nhà tập thể có mục đích là để ở.
- Không sử dụng địa chỉ ảo, không có thật, hoặc địa chỉ không tồn tại thực tế
Những yêu cầu đối với trụ sở chính của công ty
Công ty, doanh nghiệp phải thực hiện một số quy định liên quan đến trụ sở chính như sau:
- Phải gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính: Theo quy định tại khoản 4 Điều 37 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì “Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp”. Trường hợp doanh nghiệp có tên bằng tiếng nước ngoài, tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp.
- Phải có thông tin liên hệ và người liên hệ: có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
- Lưu trữ tài liệu: Phải lưu trữ các tài liệu như điều lệ công ty, sổ đăng ký thành viên/cổ đông, báo cáo tài chính tại trụ sở chính (hoặc địa điểm khác nếu điều lệ quy định).
- Phải niêm yết công khai các thông tin bất thường: Phải niêm yết công khai thông tin bất thường (như tạm ngừng kinh doanh, thay đổi lãnh đạo) tại trụ sở chính trong vòng 36 giờ kể từ khi xảy ra (Khoản 1 Điều 110 Luật Doanh nghiệp 2020)
Có thể sử dụng văn phòng ảo làm địa chỉ đăng ký công ty hay không?
Dựa trên Luật Doanh nghiệp 2020, địa chỉ trụ sở chính phải đáp ứng các yêu cầu sau khi sử dụng văn phòng ảo:
- Địa chỉ cụ thể và tồn tại thực tế: Phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam, xác định rõ ràng theo địa giới hành chính (số nhà, đường phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố).
- Khả năng liên lạc: Có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Dịch vụ văn phòng ảo phải đảm bảo nhận và xử lý thư từ, công văn từ cơ quan nhà nước (như thuế, BHXH).
- Treo biển hiệu: Doanh nghiệp phải gắn biển hiệu tại địa chỉ đăng ký.
- Hợp đồng thuê hợp pháp: Phải có hợp đồng thuê văn phòng hợp pháp và còn hiệu lực.
- Không áp dụng cho một số ngành nghề: Nếu ngành nghề kinh doanh yêu cầu hiện diện vật lý thực tế (ví dụ: sản xuất, dịch vụ cần mặt bằng giao dịch), văn phòng ảo có thể không phù hợp và bị từ chối.
- Điều chỉnh từ các luật khác: Ngoài Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp còn chịu ảnh hưởng từ luật thuế, thương mại, ngân hàng, nên có thể gặp rắc rối nếu không tuân thủ đầy đủ.
Kết luận: Hiện nay, pháp luật không cấm thuê văn phòng ảo làm trụ sở đăng ký kinh doanh. Tuy chưa có văn bản chính thức điều chỉnh cụ thể loại hình này. Văn phòng ảo vẫn được xem là hợp pháp nếu đảm bảo đúng các yếu tố yêu cầu về trụ sở công ty như nêu trên và đáp ứng yêu cầu của các pháp luật khác điều chỉnh hoạt động kinh doanh theo từng trường hợp cụ thể
Có thể sử dụng văn phòng ảo làm địa chỉ đăng ký công ty có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) hay không?
Tương tự như doanh nghiệp trong nước, Luật Doanh nghiệp 2020 không cấm hình thức văn phòng ảo, tuy nhiên, do FDI còn chịu sự điều chỉnh của Luật Đầu tư 2020, địa chỉ trụ sở thường đồng thời là địa điểm thực hiện dự án đầu tư, cho nên địa chỉ trụ sở công ty phải đáp ứng yêu cầu thẩm định trong quá trình cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) và thẩm định dự án đầu tư.
Theo đó, việc thực hiện dự án đầu tư cụ thể phải được thực hiện tại địa điểm phù hợp với dự án đầu tư. Vì vậy trong hầu hết các trường hợp văn phòng ảo không phù hợp cho việc thực hiện dự án đầu tư.
Rủi ro rơi vào trạng thái "doanh nghiệp không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”
Các vi phạm về địa chỉ trụ sở công ty có thể dẫn đến hậu quả là một trong những tình trạng pháp lý của doanh nghiệp “Không còn hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký”.
Đây là tình trạng pháp lý của doanh nghiệp mà qua công tác kiểm tra, xác minh của Cơ quan quản lý thuế và các đơn vị có liên quan không tìm thấy doanh nghiệp tại địa chỉ đã đăng ký.
Thông tin về doanh nghiệp không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký do Cơ quan quản lý thuế cung cấp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh.
Hậu quả là công ty có thể bị khóa mã số thuế (khóa mọi giao dịch về thuế) đồng thời không thể thực hiện các thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh cho đến khi mã số thuế được mở lại.
Xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến trụ sở chính của Công ty
Trường hợp doanh nghiệp kê khai không trung thực, không chính xác địa chỉ trụ sở chính sẽ bị xử phạt theo Điều 43 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP nêu trên. Cụ thể: Điều 43 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP quy định: “Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi kê khai không trung thực, không chính xác nội dung đăng ký doanh nghiệp”.